Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Innovation Solutions ApS, Morsøgade 12, 6700 Esbjerg, CVR 41171081, Danmark ("Innovation Solutions", "vi") behandler personoplysninger i forbindelse med Orbit-platformen ("Tjenesten").
1. Vores roller: dataansvarlig og databehandler
- Innovation Solutions som dataansvarlig — for kontooprettelse, login, faktureringskontakter, supportsamtale, platformadministration samt tekniske og sikkerhedsmæssige logs. Denne privatlivspolitik dækker den behandling.
- Innovation Solutions som databehandler — for personoplysninger, som en kundeorganisation gemmer eller på anden måde behandler gennem Tjenesten. I denne rolle er Kunden dataansvarlig, og Innovation Solutions behandler personoplysninger efter Kundens dokumenterede instrukser i overensstemmelse med databehandleraftalen (DPA).
Kunde-styrede data kan omfatte workforce- og HR-registreringer, kandidat- og rekrutteringsoplysninger, kompetence- og træningsregistreringer, certifikater, projekt- og besætningsopgaver, compliance-oplysninger, kontaktoplysninger og andre personoplysninger, der indtastes i Orbit af eller på vegne af Kunden.
Spørgsmål eller anmodninger vedrørende personoplysninger, hvor en kunde er dataansvarlig, skal normalt rettes til den pågælende kunde, for eksempel den relevante arbejdsgiver eller organisation.
2. Personoplysninger, vi behandler som dataansvarlig
- Kontooplysninger: navn, e-mailadresse, password-hash, profilbillede, organisationsmedlemskaber og kontoindstillinger.
- Fakturerings- og erhvervskontaktoplysninger: virksomhedsnavn, momsnummer, faktureringsadresse, faktureringskontaktoplysninger og betalingsstatus. Kortoplysninger håndteres af Stripe og rammer aldrig vores servere.
- Tekniske og sikkerhedsmæssige oplysninger: IP-adresse, browser- og enhedsoplysninger, godkendelsesoplysninger, sessionsregistreringer, auditoplysninger og sikkerhedslogs.
- Support- og servicemeddelelser: oplysninger, du afgiver, når du kontakter Innovation Solutions om support, administration eller andre serviceforhold.
3. Formål og retsgrunde
- Levering, administration og sikring af Tjenesten — opfyldelse af kontrakt i henhold til GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, hvor det er relevant, og Innovation Solutions' legitime interesse i henhold til litra f i at drive og sikre Tjenesten.
- Fakturering, bogføring og regnskab — overholdelse af retlige forpligtelser i henhold til GDPR artikel 6, stk. 1, litra c, herunder gældende danske bogføringskrav.
- Support- og servicemeddelelser — opfyldelse af kontrakt og, hvor det er relevant, Innovation Solutions' legitime interesse i at yde kundesupport og administrere Tjenesten.
- Sikkerhed, svigforebyggelse og misbrugsdetektering — Innovation Solutions' legitime interesse i at beskytte Tjenesten, kunder, brugere og Innovation Solutions mod uautoriseret adgang, misbrug og sikkerhedshændelser.
4. Kundens personoplysninger behandlet af Innovation Solutions
Når Innovation Solutions optræder som databehandler, fastlægger Kunden formål og midler for behandlingen og er ansvarlig for at sikre, at der findes et passende retsgrundlag og alle nødvendige beskeder, tilladelser og andre krav for de personoplysninger, Kunden indtaster i eller behandler gennem Tjenesten.
Innovation Solutions behandler sådanne personoplysninger kun for at levere, hoste, vedligeholde, sikre og supportere Tjenesten og i øvrigt som instrueret af Kunden og tilladt af DPA'en og gældende ret.
Ejendomsretten til Kundens data reguleres af servicevilkårene. Intet i denne privatlivspolitik overfører ejendomsretten til Kundens data til Innovation Solutions.
5. Modtagere, underdatabehandlere og internationale overførsler
Vi bruger kontrollerede tjenesteudbydere og databehandlere til at drive Tjenesten, herunder cloud-hosting (Amazon Web Services, EU-region), betalinger (Stripe) og e-mail-udsendelse.
Når Innovation Solutions optræder som databehandler for en kunde, reguleres brugen af underdatabehandlere af DPA'en.
Behandler en tjenesteudbyder personoplysninger uden for EU/EØS, sker overførslen på grundlag af en anvendelig lovlig overførselsmekanisme, for eksempel en tilstrækkelighedsafgørelse fra Europa-Kommissionen eller Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, sammen med supplerende foranstaltninger, hvor det kræves. Innovation Solutions sælger ikke personoplysninger.
6. Sikkerhed
Innovation Solutions implementerer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der skal beskytte personoplysninger mod uautoriseret eller ulovlig behandling og mod tilfældigt tab, ødelæggelse, ændring eller videregivelse.
Når Innovation Solutions behandler Kundens data som databehandler, reguleres de anvendte sikkerhedsforanstaltninger og forpligtelser ved brud på persondatasikkerheden af DPA'en.
Intet system eller nogen metode til elektronisk lagring eller transmission kan garanteres helt sikker. De sikkerhedsforanstaltninger, der er beskrevet i denne privatlivspolitik, er derfor ikke en garanti for, at en sikkerhedshændelse, afbrydelse eller datatab aldrig kan indtræffe.
7. Sikkerhedskopier og genvinding
Innovation Solutions vedligeholder automatiserede daglige sikkerhedskopier af Tjenesten og Kundens data til driftsmæssig robusthed og katastrofeberedskab. Sikkerhedskopierne opbevares i op til syv (7) dage og overskrives eller slettes derefter automatisk i henhold til Innovation Solutions' backupprocesser.
Sikkerhedskopierne vedligeholdes som en teknisk beskyttelse af Tjenesten og er ikke beregnet til at udgøre en individuel arkiverings- eller backupservice for kunder. Kunden forbliver ansvarlig for at vedligeholde hensigtsmæssige kopier eller eksporter af Kundens data, der er operationelt, kommercielt eller juridisk vigtige for kunden.
Innovation Solutions garanterer ikke, at enkelte registreringer, filer eller Kundens data kan genfindes fra backup i alle situationer. Kontraktmæssigt ansvar og begrænsninger vedrørende tilgængelighed, sikkerhedskopier, datatab og genvinding reguleres af servicevilkårene og, hvor det er relevant, DPA'en.
8. Opbevaring
- Kontooplysninger: så længe kontoen findes, herefter sletning eller anonymisering inden for 90 dage, medmindre en længere periode kræves ved lov eller er nødvendig for at etablere, håndhæve eller forsvare juridiske krav.
- Bogføringsmateriale: 5 år plus løbende år, eller en anden periode, som krævet efter gældende bogførings- og skattelov.
- Sikkerhedslogs: op til 12 måneder, medmindre længere opbevaring med rimelighed er nødvendig til undersøgelse, sikkerhed eller juridiske formål.
- Kundens personoplysninger behandlet som databehandler: opbevares i overensstemmelse med Kundens instrukser, abonnementet, DPA'en og gældende ret. Efter ophør kan Kundens data være tilgængelige til eksport i den periode, der er angivet i servicevilkårene, og kan derefter slettes, i overensstemmelse med DPA'en og gældende juridiske krav.
- Sikkerhedskopier: automatiserede daglige sikkerhedskopier opbevares i op til 7 dage. Da sikkerhedskopier kører rullende, kan slettede oplysninger forblive i sikkerhedskopier, indtil den relevante sikkerhedskopi automatisk overskrives eller slettes.
9. Brud på persondatasikkerheden
Innovation Solutions vedligeholder procedurer til at identificere, vurdere og reagere på brud på persondatasikkerheden. Når Innovation Solutions optræder som dataansvarlig, underretter vi den kompetente tilsynsmyndighed og de berørte personer, hvor det kræves af gældende databeskyttelsesret.
Når Innovation Solutions optræder som databehandler, underretter og bistår Innovation Solutions den relevante kunde i overensstemmelse med DPA'en og gældende databeskyttelsesret.
10. Dine rettigheder
Når Innovation Solutions optræder som dataansvarlig og under hensyn til betingelser og begrænsninger i gældende databeskyttelsesret, kan du anmode om indsigt i dine personoplysninger, berigtigelse, sletning, begrænsning af behandling, dataportabilitet samt gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse. Anmodninger vedrørende personoplysninger, som Innovation Solutions behandler på vegne af en kunde, skal normalt rettes til den relevante kunde, for eksempel din arbejdsgiver eller den organisation, der gav dig adgang til Orbit. Innovation Solutions bistår kunder med registreredes anmodninger, som krævet af DPA'en og gældende ret. For at gøre brug af dine rettigheder vedrørende behandling, hvor Innovation Solutions er dataansvarlig, skal du kontakte support@innovationnow.dk. Du kan desuden klage til Datatilsynet.
11. Automatiseret beslutningstagning
Medmindre andet udtrykkeligt er oplyst, bruger Innovation Solutions ikke personoplysninger, hvor Innovation Solutions er dataansvarlig, til at træffe udelukkende automatiserede beslutninger, der har retsvirkninger eller tilsvarende væsentlige virkninger for enkeltpersoner. Kunder kan bruge funktionalitet i Tjenesten som en del af deres egne HR-, rekrutterings-, projekt-, compliance- eller driftsprocesser. Kunden er ansvarlig for at vurdere, om dens brug af sådan funktionalitet indebærer automatiseret beslutningstagning eller profilering, og for at overholde relevante juridiske krav.
12. Cookies
Tjenesten bruger strengt nødvendige cookies og lignende teknologier til sessionsgodkendelse, sikkerhed og brugerfladepræferencer. Der sættes ingen reklame- eller trackingcookies på tværs af websites, medmindre denne privatlivspolitik og enhver påkrævet samtyksemekanisme opdateres i overensstemmelse hermed.
13. Ændringer af privatlivspolitikken
Vi kan opdatere privatlivspolitikken, når vores behandlingsaktiviteter, Tjenesten eller gældende juridiske krav ændrer sig. Væsentlige ændringer varsles i Tjenesten eller på anden passende måde. Den gældende version findes altid på /legal/privacy.
14. Kontakt
Innovation Solutions ApS, Morsøgade 12, 6700 Esbjerg, CVR 41171081, Danmark. support@innovationnow.dk eller legal@innovationnow.dk.